Diensthoofd Directiesecretariaat

Omschrijving

Algemeen

Je bent als centrale cruciale spilfiguur het voornaamste aanspreekpunt ten behoeve van de directieleden en de beheersorganen. Als officemanager krijg je met alles te maken waar de directieleden mee te maken krijgen Je biedt hen ondersteuning op maat.

Je geeft leiding aan de medewerkers van het directiesecretariaat en je delegeert of voert de kerntaken van de dienst mee uit.

Je bent een administratieve duizendpoot en een organisatietalent, jij regelt het wel! 

Beleidsondersteunend & -uitvoerend

Je ondersteunt in samenspraak & onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur de directie in beleidsvoorbereidende en beleidsuitvoerende taken.

Je ondersteunt de Algemeen Directeur en de voorzitter van de Raad van Bestuur bij de opbouw van agenda van de vergaderingen. Je zorgt voor een accurate weergave en synthese van de besproken onderwerpen en genomen conclusies van de geplande vergaderingen zodat de verschillende actoren deze als leidraad kunnen hanteren voor uitvoering.

Budgetverantwoordelijkheid

Je hebt budgetverantwoordelijkheid voor de kosten van de interne ziekenhuisevenementen & de algemene administratie.

Je maakt binnen de bevoegdheden een jaarlijkse begroting op, volgt deze op en rapporteert hierover.

Communicatie

De verspreiding van relevante informatie naar alle belanghebbenden verloopt via jou.  Op basis van beperkte informatie/instructies  maak je keurige, leesbare en correcte teksten . Je bent organisatiesensitief en plichtbewust. Je communiceert op een duidelijke, neutrale manier.

Organisatie van vergaderingen, deelname & verslaggeving

Je organiseert met het team diverse vergaderingen en overlegmomenten (directiecomité, Raad van Bestuur & al haar diverse commissies/werkgroepen & managementcomité): zowel in- als extern (vergaderzaal, catering, …), de uitnodiging, de documentatie & de verslaggeving.

De afspraken die op directieniveau in de vergaderingen worden gemaakt, zijn bepalend voor de hele organisatie. De officemanager maakt de verslagen van het directieoverleg en houdt de gemaakte afspraken bij.

Om een verslag goed te kunnen maken, is het belangrijk dat je weet wat er speelt in het bedrijf. Zo plaats je alles in de juiste context. Goed notuleren is een kunst apart.

Agenda-en afsprakenbeheer

Je ontvangt en begeleidt bezoekers voor directie & Raad van Bestuur, verwijst hen door en beantwoordt hun vragen.

Je beheert de agenda van de leden van de directie. Dat is geen gemakkelijke opgave. Het aantal aanvragen voor afspraken is meestal groter dan de beschikbare tijd van de directie . Je moet dus op de hoogte zijn van de prioriteiten, zodat je goed kunt inschatten of het wel of niet belangrijk is. Daarnaast zorg je ervoor dat alles wat de algemeen directeur van anderen nodig heeft, op tijd binnen is.

Je beheert de vergaderagenda, stelt de jaarplanning op voor directie en de beheersorganen.

Documentatiebeheer

Je superviseert de briefwisseling en het klassement van documenten en verslagen (papier en/of digitaal), noodzakelijk voor het algemeen ziekenhuisbeleid.

Gewenst profiel

  • Je beschikt over een Master diploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Grondige kennis softwaretoepassingen Microsoft Office (Word, Excel, outlook, PowerPoint)
  • Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands, Frans, Engels)
  • Sterk analytisch & conceptueel vermogen
  • Hoge stressbestendigheid
  • Zelfstandig en proactief kunnen werken
  • Vaardig in agendabeheer
  • Gevoeligheden goed kunnen inschatten
  • Vaardig in het opstellen van nota’s, verslagen, brieven
  • Sterk organisatietalent
  • Sterk contactvaardig
  • Kan delegeren & leiding geven
  • Je bent nauwkeurig en punctueel
  • Flexibiliteit tov de noodwendigheden van de organisatie, ook in onverwachte situaties
  • Bereid zijn tot avondvergaderingen

Wij bieden

  • Een veelzijdige en uitdagende job in een aantrekkelijke warmhartige werksfeer binnen een moderne organisatie waar mensen en innovatie centraal staan
  • Salaris overeenkomstig het IFIC ziekenhuisbarema
  • Overname van relevante anciënniteit
  • Maaltijdcheques 5€/voltijds gewerkte dag
  • Gratis hospitalisatieverzekering
  • Groepsverzekering (met instap bonus)
  • Onthaal, opleiding en begeleiding door het opleidingscentrum en het skillslab
  • Contract van onbepaalde duur 
  • Benefits at work: exclusieve korting bij gerenommeerde merken en bekende pretparken

Arbeidsovereenkomst

  • Contract onbepaalde duur
  • Jobtime 100% of 38 u per week
  • Opstart: liefst zo snel mogelijk, maar dit is bespreekbaar

Loonvoorwaarden

  • Verloning volgens IFIC ziekenhuisbarema, aangevuld met extra-legale voordelen
Startdatum
zsm / bespreekbaar

Nog vragen over deze vacature? Contacteer Karen

011 69 93 28
jobs@stzh.be

Interesse? Stuur snel jouw CV door!

 

Arbeidsovereenkomst
Functie:
Officemanager Directiesecretariaat
Arbeidsregime:
100%
Startdatum
zsm / bespreekbaar

Nog vragen over deze vacature? Contacteer Karen

011 69 93 28
jobs@stzh.be