Management Assistant Communicatiedienst

Omschrijving

  • Administratie & secretariaat
    • Printaanvragen voor brochures en folders komen bij jou en je collega terecht vanop alle afdelingen binnen het ziekenhuis, waarbij jullie instaan voor het secuur uitvoeren van dit printwerk.
    • Je kan vragen gericht aan de communicatiedienst filteren op urgentie en indien nodig doorspelen aan de juiste interne contactpersoon.
    • Je biedt support aan de communicatiedienst betreffende agendabeheer, offertebeheer, enz. 
    • Je zorgt mee voor de postbedeling, het vergaderzalenbeheer en je bent back-up voor de interne scanfactory.  
  • Projectopvolging
    • Je staat mee in voor de praktische organisatie van evenementen in het ziekenhuis, zoals symposia, recepties en persmomenten. Je zorgt voor een vlekkeloos verloop van deze evenementen wat betreft uitnodigingen en inschrijvingen, zaalvoorbereidingen, catering, enz.
    • Je zorgt voor de correcte afhandeling van projecten, zoals het checken van materialen en facturatie, het nasturen van informatie aan de aanwezigen en waar nodig het debriefen van de (interne) opdrachtgever.
    • Je ondersteunt bij het beheer van patiëntenbrochures en –folders binnen het nieuwe beheerssysteem van het ziekenhuis.
  • Communicatie
    • Je zorgt ervoor dat in opdracht van de communicatiemanager of –medewerker de aan jou toegewezen mailings, nieuwsbrieven en uitnodigingen tijdig de deur uit gaan. Je giet daarvoor de gekregen informatie in het gepaste format én spreekt indien nodig proactief contactpersonen binnen het ziekenhuis aan om informatie te bekomen in functie van de vooropgestelde planning.
    • Je houdt de verschillende adressenlijsten van deze mailings up-to-date en gaat actief op zoek naar manieren om deze uit te breiden.
    • Je speelt een ondersteunende rol in alle communicatie binnen het ziekenhuis om patiënten, bezoekers en medewerkers te informeren. Je houdt mee de digitale schermen up-to-date, zorgt voor aanpassingen aan naamplaatjes, bewegwijzering, brochures, folders, enz. 

Gewenst profiel

  • Je hebt een bachelorsdiploma office management, of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je kan werken met het volledige officepakket, inclusief Publisher.
  • Teksten schrijven en redigeren in het Nederlands doe je “met je ogen dicht”.
  • Talenkennis van Frans en Engels is een pluspunt.
  • Je hebt affiniteit met de zorgsector.
  • Basiskennis van evenementmanagement is zeker een troef.
  • Notie van fotografie is een pluspunt.
  • Je bent een organisatietalent: planning en agendabeheer zit in je bloed.
  • Je pikt snel zaken op door je logisch inzicht.
  • Je bent nauwkeurig en punctueel in je handelen: je zet de puntjes op de i.
  • Je bent sterk in het opstellen en nalezen van allerhande teksten: nota's, verslagen, mailings, uitnodigingen, enz.
  • Eens de briefing bij jou ligt, kan je hier zelfstandig aan werken.
  • Je legt makkelijk contacten.
  • Je kan en durft filteren op urgentie en communiceert hier duidelijk over naar vragende partijen.
  • Je bent een durver en je kan je kordaat opstellen.
  • Je bent sterk gericht op samenwerking.
  • Je hebt een grote verantwoordelijkheidszin waardoor je flexibel inzetbaar bent.
  • Vertrouwelijke informatie is veilig bij jou dankzij jouw discretie en betrouwbaarheid.
  • Je houding is klantgericht en toegankelijk.
  • Je staat open voor feedback en je bent leergierig.
  • Door je positieve ingesteldheid weet je anderen te enthousiasmeren.

Wij bieden

  • Een ziekenhuis dat financieel gezond is, JCI-kwaliteit gelabeld is, inzet op troeven kwaliteit en nabijheid en ernstig investeert in een nieuwe projecten
  • Salaris overeenkomstig het IFIC ziekenhuisbarema
  • Overname van relevante anciënniteit
  • Maaltijdcheques 5€/voltijds gewerkte dag
  • Gratis hospitalisatieverzekering
  • Groepsverzekering
  • Onthaal, opleiding en begeleiding door het opleidingscentrum en het skillslab

Arbeidsovereenkomst

  • Contract onbepaalde duur aan jobtime 80% (30 uur/week)

Loonvoorwaarden

  • Salaris overeenkomstig het IFIC ziekenhuisbarema
  • Overname van relevante anciënniteit
  • Maaltijdcheques 5€/voltijds gewerkte dag
  • Gratis hospitalisatieverzekering
  • Groepsverzekering
Startdatum
ASAP

Nog vragen over deze vacature? Contacteer Karen

011 69 93 28
jobs@stzh.be

 

 

Interesse? Stuur snel jouw CV door!

 

Arbeidsovereenkomst
Functie:
Management Assistant Communicatiedienst
Arbeidsregime:
80%
Startdatum
ASAP

Nog vragen over deze vacature? Contacteer Karen

011 69 93 28
jobs@stzh.be

 

 

Deel deze vacature